Foire aux questions – Gestion de documents

Pourquoi entreposer les dossiers à l’extérieur?

1. Sécurité. Nos installations sont dotées des plus récents systèmes d’extinction des incendies et systèmes de sécurité anti-intrusion, tels que lecteurs d’empreintes palmaires et surveillance vidéo. Nos employés formés avec soin et soumis à une enquête de sécurité portent une badge avec une photo d’identité. Des procédures rigoureuses pendant le transport garantissent le transfert sans heurts de vos documents d’un lieu à l’autre.
2. Souplesse. Vous choisissez vous-même le degré de service que vous voulez et vous définissez les critères d’accès à vos documents. Vous pouvez recevoir sur demande des transmissions par courriel ou par télécopieur de vos documents, en format graphique, ce qui vous garantit un service rapide, 24 heures sur 24. Nous pouvons aussi créer des rapports personnalisés selon vos besoins.
3. Chaîne de possession protégée protégée. Le recours à des technologies éprouvées assure une sécurité maximale, une localisation infaillible et un flot transparent d’information. Grâce à notre système de gestion de documents en ligne et à nos lecteurs et imprimantes sans fil, nous disposons en temps réel d’une information protégée à propos de vos documents, ce qui nous permet de connaître en tout temps le contenu de votre inventaire.
4. Solutions personnalisées. Nous offrons l’emballage, le réemballage, l’indexage, le catalogage, la vérification et le triage des dossiers, de même que la conversion de base de données pour vous aider à gérer vos dossiers.



Quelles sont les solutions personnalisées qui peuvent nous aider à garder la maîtrise de nos documents?

Nous savons que chaque industrie et organisation a ses besoins propres; c’est pourquoi nous adaptons nos services à vos exigences. Nous évaluerons vos pratiques actuelles en matière d’entreposage et dresserons avec vous un plan qui vous permettra de garder la pleine maîtrise de vos renseignements d’affaires. Nos solutions personnalisées comprennent ce qui suit :
• emballage et réemballage;
• indexage et catalogage;
• vérification;
• triage;
• déplacement de fichiers;
• numérisation et duplication;
• conversion de base de données;
• gestion de salle des dossiers à l’interne.



Comment Securit peut elle nous aider à coordonner les déplacements de dossiers?

Nous indexerons tous vos documents et leur attribuerons un code à barres, les emballerons et les ferons parvenir à bon port. Vous pouvez confier vos fournitures de bureau à des déménageurs, mais quand il s’agit de vos renseignements commerciaux, faites appel à des spécialistes. Des procédures rigoureuses garantissent le transfert de vos documents en toute sécurité d’un emplacement à l’autre.






Assurez-vous la sécurité des documents 24 heures sur 24?

Oui. Toutes les installations de Securit sont protégées contre les intrusions au moyen de caméras de surveillance vidéo et de systèmes d’accès biométriques.



Utilisez-vous des codes à barres pour localiser nos documents?

Oui. Notre technologie de codes à barres d’avant-garde vous permet de suivre vos documents en temps réel, de connaître en tout temps l’endroit exact où ils se trouvent et ce que vous avez en entrepôt; de plus, cette technologie procure une piste de vérification électronique.



Est-il possible de gérer les documents en ligne?

Oui. Vous pouvez accéder à vos dossiers et les gérer au moyen d’une connexion sûre protégée par mot de passe. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps au téléphone, à rédiger des courriels, à envoyer des télécopies et à réécrire des numéros. Le système protégé crée une piste de vérification complète pour que vous sachiez précisément quels documents ont été demandés, qui les a demandés, quand et où ils l’ont été.



Nos documents sont-ils protégés contre le feu?

Des systèmes d’extinction des incendies à la fine pointe de la technologie protègent vos documents 24 heures sur 24. Notre réseau maillé nous permet de répondre à toute urgence sans délai et d’ainsi protéger les dossiers de la fumée et de la chaleur. Grâce à un système à extincteurs isolés, seule la zone touchée est visée en cas d’incendie.



Avez vous des rayonnages conçus expressément pour l’entreposage de dossiers?

Oui. Securit utilise des rayonnages conçus expressément pour assurer la meilleure protection possible et le meilleur rendement.






Avez-vous une source d’alimentation de secours en électricité?

Oui. Nous disposons de génératrices afin que l’éclairage, les systèmes d’urgence et les systèmes d’accès aux données électroniques soient toujours en bon état de marche.



Comment pouvez-vous garantir vos installations contre les intrusions?

Nous protégeons vos données contre les accès non autorisés au moyen de procédures de sécurité rigoureuses, notamment le port de badges avec photo d’identité, et des protocoles d’entrée garantissent que seules les personnes autorisées ont accès à vos documents.



Pourrai-je retrouver mes documents quand j’en aurai besoin?

Notre technologie intégrée permet de retrouver facilement vos documents au moment où vous en avez besoin.



Est-ce que Securit fait affaire avec des entreprises de livraison indépendantes?

Non. Si on avait recours à des messagers dont le professionnalisme laisse à désirer, ou à des taxis, on exposerait vos documents à trop de facteurs de risque; c’est pourquoi Securit n’utilise que ses propres véhicules dont les chauffeurs sont soumis à une enquête de sécurité et possèdent une assurance. Notre service intégré permet en outre de maintenir la chaîne de possession et fournit une piste de vérification complète.



Comment les représentants peuvent ils être certains d’avoir livré les bons documents à la bonne personne?

Grâce à des lecteurs portatifs de pointe et la saisie des signatures par voie électronique, les représentants Securit sont assurés de remettre les bons documents aux bonnes personnes. Cette technologie permet de suivre vos documents en temps réel et procure une piste de vérification complète.



Les documents sont-ils détruits dans nos locaux ou dans ceux de Securit?

Avec Securit, les documents sont toujours détruits dans vos locaux, sans bris de la chaîne de possession. On évite ainsi les risques causés par le transport. De plus, Securit vous remet un certificat de destruction qui confirme que tous les documents ont été détruits et qui clôt la piste de vérification.